GDPR-politik for Bergh HR

Politik for opbevaring af personfølsomme data

I Bergh HR arbejder vi efter følgende retningslinjer i forhold til overholdelse af GDPR Persondataforordningen og dansk lovgivning om brug og sikkerhedsforanstaltninger omkring personfølsomme data:

Indsamling, registrering og behandling af personfølsomme oplysninger

Bergh-HR indsamler hovedsalig personfølsomme data i nedennævnte situationer:

  1. Rekrutteringsopgaver (ansøgninger, CV, eksamenspapirer, skriftlige referencer, der rummer personfølsomme oplysninger etc.).
    1. I forbindelse med rekrutteringsprocesser foregår databehandlingen i samarbejde med en anerkendt leverandør (HR Manager), med hvem der er indgået en skriftlig databehandler aftale.
    2. Generelt opbevares ansøgningsoplysninger alene medens rekrutteringsprocessen pågår, hvorefter data slettes. Undtaget herfra er data, hvor der indgås en individuel aftale om opbevaring at de personlige oplysninger i op til 6 måneder (eksempelvis den valgte kandidat), hvorefter øvrige kandidaters personlige oplysninger/ data slettes.
  1. Uopfordrede ansøgninger og tilsendte CV’er, Bergh HR godt vil gemme i en periode
    1. Oplyser personen om, at et CV gemmes elektronisk i 6 måneder, samt at personen til enhver tid kan bede om at få sit CV slettet. Efter 6 måneder slettes oplysningerne med mindre aftalen op opbevaring forlænges.
  1. Uopfordrede tilsendte CV’er, Bergh HR ikke vil gemme
    1. Personen modtager besked med følgende ordlyd/ indhold:
    2. ”For at opfylde lovgivningen om opbevaring af personfølsomme oplysninger overholdelse af de nye regler for opbevaring af personfølsomme oplysninger gemmer Bergh HR ikke dine personlige oplysninger. Du er til enhver tid velkommen til at ansøge på stillinger, hvor Bergh HR medvirker i ansættelsesprocessen. Disse stillinger annonceres normalt altid, og vil kunne ses på Bergh HR’s hjemmeside”.
  1. Udviklingsprocesser (individuelle sparringsforløb, team udvikling/ workshops med udviklingsformål etc.), hvori indgår Insights Discovery Person profiler.
    1. Personprofil rapporter indeholder få oplysninger, der er direkte personhenførbare, og genereres i PDF-format. Personprofiler gemmes efter aftale op til 5 år, hvorefter de slettes.
    2. Kandidaten underskriver en erklæring i forbindelse med profiltilbagemeldingen hos Bergh HR, hvor kandidaten samtykker i, at profilrapporten deles med den arbejdsgiver, der er søgt ansættelse hos, samt med et eventuelt ansættelsesudvalg.

Behandling, håndtering og opbevaring af data

Bergh HR har skriftlige databehandleraftaler med alle leverandører og samarbejdspartnere, der opbevarer og behandler data fra Bergh HR’s kontaktpersoner.

Elektroniske registre

Elektroniske data er beskyttet af password både ved opstart af PC og smartphone. Sort skærm og genindtastning af password efter 5 min. på både PC og smartphone.

Fysiske registre

Alle fysisk registrerede data opbevares i kontor i hus med alarmsystem.

Ved midlertidig opbevaring af data på vej til eller fra møder og workshops opbevares disse data i afdækket bagagerum, og bilen forlades aflåst.

Fortrolige dokumenter slettes, når opgaven for kunden afsluttes.

Sletning af data

Både elektroniske og fysiske persondata slettes, hvis der ikke har været løst opgaver eller været anden form for kontakt med arbejdsgiveren inden for de seneste 5 år.

Bergh HR laver individuelle personlige udviklingsforløb samt ledelsesudviklings-, og organisationsudviklingsprojekter og har erfaring med, at kunder er vendt tilbage efter op til 5 år og senere. Vi sletter dog data efter 5 år.

Data til generering af personprofiler opbevares sikkert i Insights database med henblik på at kunne danne en historik i udviklingen af profilen i forbindelse med efterfølgende evalueringer eller i forbindelse med tilkøb af tillægsmoduler i profilen. Denne opbevaring sker med mindre personen henvender sig for at få profilen slettet. Denne ret bliver oplyst i forbindelse med besvarelse af evaluatoren.